Política de tratamiento de datos personales

1. Quién es el responsable

Esta política cumple la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, que hoy está compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.

2. Qué datos tratamos y para qué

Solo pedimos los datos que necesitamos para cada cosa.

2.1 Compras de libros en la web

• Datos: nombre, cédula, teléfono, correo, ciudad, barrio, dirección y notas de entrega.
• Para qué:
  • procesar el pedido y el pago;
  • hacer la factura electrónica (por eso pedimos la cédula);
  • enviar el pedido y avisarte cómo va;
  • atender garantías, retractos y reclamos;
  • cumplir obligaciones contables y tributarias.

2.2 Entradas a eventos

• Datos: los mismos de 2.1, menos la dirección.
• Para qué:
  • vender la entrada y apartar tu cupo;
  • mandarte la entrada por correo;
  • verificar en la puerta que la entrada es tuya (con tu cédula o el código QR);
  • avisarte si el evento se cancela o se aplaza, y devolverte el dinero.
• Fotos y videos: en los eventos tomamos fotos y videos que publicamos en nuestras redes y en el sitio. Si no quieres aparecer, díselo a nuestro equipo en el evento o escríbenos, y no publicamos las fotos en que salgas o las retiramos.
• Si empiezas una compra y no la terminas, te podemos enviar un solo correo para recordártelo, mientras el evento siga a la venta. Si no quieres recibirlo, escríbenos y no te volvemos a escribir por eso.

2.3 Datos de envío para un pago hecho por otro medio

• Datos: los de 2.1, en el formulario de datos de envío.
• Para qué: enviar un pedido que pagaste por transferencia o en la sede.

2.4 Boletín y aviso de eventos

• Datos: tu correo.
• Para qué: contarte de lanzamientos, novedades del catálogo y próximos eventos.
• Cómo salir: cuando quieras, escribiendo a info@alkimiaediciones.com.

2.5 Autores: diagnóstico editorial

• Datos: nombre, correo, en qué momento está tu libro, título y una descripción.
• Para qué: responderte y proponerte un paquete editorial.
• Tratamos como confidencial la información de tu obra.

2.6 Cotización de eventos en la sede

• Datos: nombre, teléfono, correo, tipo de evento, fecha, número de personas y mensaje.
• Para qué: cotizar el evento y, si lo pides, el catering de Alkimia Coffee.

2.7 WhatsApp

• Datos: lo que nos escribas y tu número.
• Para qué: responderte, atender pedidos y coordinar entregas.
• Quién más lo ve: la conversación pasa por WhatsApp, un servicio de Meta, que la trata según sus propias condiciones.

2.8 Tarjeta prepago de Alkimia Coffee

• Datos: número de la tarjeta, saldo y movimientos. Solo si nos autorizas: nombre y celular.
• Para qué: administrar tu saldo.
• Puedes tener la tarjeta sin darnos ningún dato personal.

2.9 Equipo de trabajo

• Datos: nombre, rol, una clave personal (la guardamos cifrada) y el registro de los controles diarios que cada persona firma.
• Para qué: la operación del café y la responsabilidad de cada registro.
• Los datos de los trabajadores se rigen por una política interna aparte, que conoce cada persona del equipo.

2.10 Navegación

No usamos herramientas de analítica ni de publicidad. Lo que el sitio guarda en tu navegador está explicado en la Política de cookies.

3. Datos que no pedimos: sensibles y de menores

• Datos sensibles: no pedimos datos sensibles, como salud, origen étnico, creencias, orientación sexual o datos biométricos. Por favor no los incluyas en los mensajes.
• Compras: solo puede hacerlas un adulto. Esto incluye los libros infantiles y las entradas de niños: la entrada queda a nombre del adulto que la compra.
• Datos de menores: si llegamos a tratar datos de un niño, niña o adolescente, lo hacemos con la autorización de su representante, respetando su interés superior y sus derechos fundamentales (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012).

4. Cómo nos autorizas

• En la web: marcas la casilla de autorización en cada formulario antes de enviarlo.
• En la sede: nos das tu autorización de palabra, por ejemplo al activar la tarjeta prepago con tus datos. Queda registrado quién la recibió y cuándo.
• Retirar la autorización: puedes hacerlo cuando quieras (sección 8). Hay una excepción: no podemos borrar los datos que la ley nos obliga a conservar, como los de una factura.

5. Con quién compartimos tus datos

No vendemos tus datos. Para operar usamos los proveedores de esta tabla. Ellos tratan los datos por encargo nuestro, sin usarlos para fines propios, salvo los casos en que se indica otra cosa.

• Envíos: a la transportadora le pasamos el nombre, el teléfono y la dirección de entrega. Hoy es Servientrega.
• Autoridades: si una autoridad competente los pide, se los entregamos conforme a la ley.
• Fuera de Colombia: algunos proveedores están en otros países. Eso es una transmisión internacional de datos a un encargado (artículos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015) y la hacemos con las garantías que exige la ley.

6. Cuánto tiempo los guardamos

La base de datos estará vigente mientras la empresa desarrolle su objeto social.

7. Cómo los protegemos

• Solo el personal autorizado entra al panel, con usuario y contraseña.
• La base de datos no se puede consultar desde el sitio público.
• La entrada se consulta únicamente con tu cédula o con un código firmado.
• La conexión con los sitios va cifrada (HTTPS).
• Ninguna medida es infalible. Si ocurre un incidente que afecte tus datos, lo informaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio y a ti, como exige la ley.

8. Tus derechos

Según el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, puedes:

• conocer, actualizar y rectificar tus datos;
• pedir prueba de la autorización que nos diste;
• saber para qué hemos usado tus datos;
• presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC);
• revocar la autorización o pedir que borremos tus datos, salvo que la ley nos obligue a conservarlos;
• consultar gratis tus datos.

9. Cómo hacer una consulta o un reclamo

Escribe a info@alkimiaediciones.com o ve a la sede. Incluye tu nombre, tu cédula, qué pides y cómo te respondemos. Podemos verificar tu identidad antes de responder.

• Consultas (saber qué datos tenemos de ti): te respondemos en máximo 10 días hábiles. Si no alcanzamos, te avisamos el motivo y te respondemos dentro de los 5 días hábiles siguientes (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).
• Reclamos (corregir, actualizar o borrar datos, o revocar la autorización):
  • Te respondemos en máximo 15 días hábiles. Si no alcanzamos, te avisamos y te respondemos dentro de los 8 días hábiles siguientes.
  • Si al reclamo le falta información, te la pedimos dentro de los 5 días siguientes a recibirlo. Si pasan 2 meses sin que la envíes, entendemos que desististe (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012).
• Ante la SIC: para quejarte allí, primero debes haber hecho la consulta o el reclamo con nosotros (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).

10. Cambios a esta política

Si cambiamos algo importante, lo publicaremos aquí con la nueva fecha y versión. Si el cambio afecta las finalidades, te pediremos una nueva autorización.